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PersonaPersonalverwaltung

Alle Personaldaten an einem Ort.

Persona ist die digitale Personalakte für dein Team. Stelle, Vertrag, Qualifikationen, Nachweise, Dokumente und Arbeitsmittel liegen bei der Person, sensible Daten sieht nur, wer das Recht dazu hat.

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Digitale PersonalakteNachweise mit AblaufdatumRechte je Datenbereich
Zwei Kolleginnen im Gespräch am Schreibtisch
Tobias KrügerSchichtleitung · Logistik · Standort Mitte
Aktiv
StammdatenVertragQualifikationenNachweiseDokumenteVerlauf
StelleSchichtleitung
AbteilungLogistik
Eintritt01.07.2021
BeschäftigungVollzeit, 40 Std.
VorgesetzteSofia Reyes
Steuer-IDNur mit eigenem Recht
Ersthelfer-Nachweis läuft am 02.09. ab. Erinnerung ist raus.
Eine Akte pro PersonStelle, Vertrag, Sollstunden, Kontaktdaten und Qualifikationen stehen an einem Ort, statt in Ordnern und Tabellen.
Sensibles bleibt geschütztSteuer-ID, Bankverbindung und Gehalt sieht nur, wer das Recht dazu hat. Die eigene Akte öffnet niemand, auch HR nicht.
Jede Änderung im VerlaufBeförderung, Versetzung und Gehaltsänderung landen automatisch im Verlauf, mit Datum.
Dein Team

Das ganze Team in einer Liste.

Suche, filtere nach Status und öffne jede Akte mit einem Klick. Abteilung, Betriebsstätte und Beschäftigungsart stehen direkt in der Liste.

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Persona/Dein Team
SuchenSKSandra Klein
Person suchen
AlleAktivIm EintrittAusgetreten
NameAbteilungBetriebsstätteBeschäftigungAkte
Marie FischerTeamleitungKundenserviceStandort NordVollzeitVollständig
Tobias KrügerSchichtleitungLogistikStandort MitteVollzeitNachweis läuft ab
Aylin LorenzSachbearbeitungVerwaltungStandort MitteTeilzeitVollständig
Jan BergmannMitarbeiter KundenserviceKundenserviceStandort NordMinijobIm Eintritt
Sofia ReyesTeamleitungLogistikStandort SüdVollzeitVollständig
Lea HoffmannPersonalsachbearbeitungVerwaltungStandort NordTeilzeitVollständig
Nachweise

Kein Nachweis läuft mehr unbemerkt ab.

Erste-Hilfe-Kurs, Führerschein oder Aufenthaltstitel trägst du als Nachweis mit Ablaufdatum ein. Persona erinnert vor dem Ablauf, und das Register zeigt für den ganzen Betrieb, was fehlt oder bald abläuft.

  • Erinnerung an Person, Führungskraft und Admins
  • Pflichtnachweise für alle Beschäftigten festlegen
  • Register mit Läuft ab, Abgelaufen und Fehlend

Nachweise

Register für den ganzen Betrieb

Läuft ab

3

Abgelaufen

1

Fehlend

2

Tobias KrügerErste-Hilfe-Kurs · bis 02.09.2026Läuft in 12 Tagen ab
Sofia ReyesFührerschein · bis 14.08.2026Abgelaufen
Jan BergmannAufenthaltstitel · bis 30.06.2028Gültig
Aylin LorenzErste-Hilfe-Kurs · bis 11.03.2027Gültig
Marie FischerPersonalausweis · bis UnbegrenztGültig
Dokumente

Unterlagen direkt in der Akte.

Verträge, Nachweise und andere Unterlagen liegen in der Personalakte. Für jedes Dokument entscheidest du, ob die Person es selbst sieht. Mitarbeitende laden eigene Nachweise selbst hoch.

  • Sichtbarkeit für die Person je Dokument
  • Verträge, Gehaltsabrechnungen und AU-Bescheinigungen besonders geschützt
  • Eigene Dokumente auch in der App

Dokumente

Tobias Krüger · Personalakte

Arbeitsvertrag 2021ArbeitsvertragFür Mitarbeiter sichtbar
Zusatzvereinbarung HomeofficeSonstigesFür Mitarbeiter sichtbar
StaplerscheinZertifikat / NachweisFür Mitarbeiter sichtbar
Personalausweis KopieAusweisdokumentNur intern
Zeugnis früherer ArbeitgeberZeugnis / EmpfehlungNur intern
Verträge und Ausweise liegen im besonders geschützten Speicher.
Inventar

Jedes Arbeitsmittel mit eigener Nummer.

Laptop, Tablet oder Schutzausrüstung bekommen eine Inventarnummer pro Stück. Ausgabe, Rücknahme und Prüfung stehen an der Person, die Inventur erledigst du per Scanner.

  • Ausgabe, Rücknahme und Prüfung je Stück
  • Fällige Prüfungen auf einen Blick
  • QR-Etiketten und Inventur per Scanner

Inventar

Jedes Stück mit eigener Inventarnummer

INV-0142LaptopLea HoffmannAusgegeben
INV-0388FunkgerätTobias KrügerAusgegeben
INV-0391TabletLager Standort MitteIm Lager
INV-0207SchutzausrüstungJan BergmannPrüfung fällig
Performance

Ziele, Gespräche und Reviews an einem Ort.

Mitarbeitende halten Ziele fest und buchen Check-ins mit ihrem Fortschritt. Dazu kommen 1:1-Meetings mit Agenda, Review-Zyklen mit Bewertungsbögen und Umfragen, auf Wunsch anonym.

  • Ziele mit Check-ins und Meilensteinen
  • Review-Zyklen mit eigenen Bewertungsbögen
  • Aus einer Bewertung entsteht ein Zeugnisentwurf

Meine Ziele

Fortschritt per Check-in

Einarbeitung neues Lagersystem abschließenIn Arbeit
80 %
Fällig in 5 Tagen
Schichtübergaben im Team vereinheitlichenIn Arbeit
45 %
Fällig in 3 Wochen
Erste-Hilfe-Kurs auffrischenAbgeschlossen
100 %
Abgeschlossen am 12.08.
Zwei neue Kolleginnen einarbeitenÜberfällig
20 %
2 Tage überfällig
Nächstes 1:1 mit Sofia Reyes am Do 21. · Agenda mit 3 Punkten
Funktionen

Alles, was eine gute Personalakte braucht.

Eigene ZusatzfelderFelder für alles, was dein Betrieb zusätzlich erfasst, von Text bis Auswahl.
CSV-ImportBestehende Daten per CSV übernehmen, mit Vorschau je Zeile.
BetriebsstättenAbteilungen, Kostenstellen und Betriebsstätten. Das Bundesland bestimmt die Feiertage.
StellenbeschreibungenWiederverwendbare Aufgabenprofile für Zeugnisse, Ausschreibungen und Verträge.
GehaltsverlaufGehaltsänderungen mit Stichtag. Mit Payroll gilt das neue Gehalt ab diesem Tag.
ArbeitszeugnisAus einer Bewertung entsteht ein Entwurf, dann Freigabe und PDF.
1:1-MeetingsGespräche mit Agenda und Notizen planen und führen.
QualifikationenSprachen und Fähigkeiten je Person, als Pflicht-Qualifikation im Dienstplan.
QR-EtikettenEtiketten für Arbeitsmittel drucken und per Scanner erfassen.
Zusammenspiel

Persona arbeitet mit den anderen Apps.

Roster
Qualifikationen im DienstplanPflicht-Qualifikationen aus der Akte gelten bei der Planung. Wem eine fehlt, wird nicht eingeplant.Mehr zu Roster
Flow
Onboarding schreibt in die AktePersönliche Daten aus dem Onboarding landen direkt in der Personalakte.Mehr zu Flow
Payroll
Gehalt ab StichtagEine Gehaltsänderung in der Akte gilt in der Abrechnung ab dem eingetragenen Tag.Mehr zu Payroll
Fragen

Fragen zu Persona

Deine Frage fehlt? In der Demo klären wir alles, was für deinen Betrieb wichtig ist.

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Per CSV-Import mit Vorschau je Zeile. Mit Microsoft Entra ID werden Konten auch automatisch bereitgestellt.

Bring deine Personalakten an einen Ort.

In der Demo zeigen wir Persona mit deinen Abteilungen und Betriebsstätten.

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