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FlowOnboarding, Anträge, Workflows

Abläufe, die von selbst laufen.

Flow gibt jedem Start und jedem Austritt eine feste Checkliste, führt Anträge durch ihre Genehmigungsstufen und erledigt wiederkehrende Abläufe mit der Workflow Engine.

Demo buchenFunktionen ansehen
In jedem Tarif kostenlosOnboarding direkt aus HireVisueller Workflow-Builder
Zwei Kollegen arbeiten gemeinsam am Laptop

Onboarding Elif Yıldız

Vorlage Teamleitung · Start 01.09.

50 %
Persönliche Daten eintragenLandet geprüft in der Personalakte
Kurs „Datenschutz im Alltag“Erledigt sich mit dem Kursabschluss
Artikel „Erste Schritte“ lesenAtlas · Pflichtlektüre
Termin: Einweisung mit TeamleitungDo, 04.09., 09:00
Kein Start ohne PlanAufgaben, Kurse, Artikel und Termine stehen ab dem ersten Tag in einer Checkliste.
Sauberer AustrittRückgaben, Austrittsgespräch und Resturlaub im Blick, das Konto wird zum Termin gesperrt.
Routine automatisiertWorkflows reagieren auf Ereignisse im System oder starten nach Zeitplan.
Workflow Engine

Abläufe bauen, ohne zu programmieren.

Im Editor fügst du Schritte hinzu und verbindest sie zu einem Ablauf: Bedingung, Verzweigung, Benachrichtigung, Warten, Webhook, Aufgabe oder Chat-Nachricht und Berechnung. Ein Trigger legt fest, wann der Workflow startet.

app.hostpartners.de
Flow/Workflow Engine/Ablaufende Dokumente
SuchenSKSandra Klein
Ablaufende DokumenteInaktivUngespeicherte Änderungen
HinzufügenBedingungVerzweigungBenachrichtigungWartenWebhookDatensatz-AktionBerechnung
Systemevent: Dokument läuft bald ab
VerzweigungVariable dokumenttyp
arbeitserlaubnis
BenachrichtigungGruppe Personalabteilung
WartenDauer 72 Std.
Datensatz-AktionAufgabe: Nachweis anfordern
fuehrerschein
Datensatz-AktionChat-Nachricht an Teamleitung
Sonst
BenachrichtigungAlle Org-Admins

Benachrichtigung

Einstellungen des Schritts

EmpfängerBenachrichtigungsgruppePersonalabteilung
Kanäle
E-MailIn-App
Betreff{{workflow.title}}
NachrichtEine Arbeitserlaubnis läuft bald ab. Bitte fordere rechtzeitig einen neuen Nachweis an.
Onboarding

Jeder Start nach derselben Vorlage.

HR legt Vorlagen mit allen Schritten an. Zugewiesen wird unter Team On-/Offboarding oder direkt bei der Einstellung in Hire. Neue Mitarbeitende erledigen ihre Schritte in beliebiger Reihenfolge, sind alle Pflichtschritte erledigt, ist das Onboarding abgeschlossen.

  • Kurs- und Artikel-Schritte erledigen sich mit Kursabschluss und Lesebestätigung
  • Persönliche Daten landen geprüft in der Personalakte
  • Fälligkeiten zählen ab dem Eintrittsdatum

Onboarding Kundenservice

Vorlage · 6 Schritte

Standard-Vorlage
Persönliche DatenFällig nach 1 Tag · PflichtPersönliche Daten
Arbeitsmittel ausgebenFällig nach 1 Tag · PflichtAusrüstung
Zugang zum Ticketsystem einrichtenFällig nach 2 TagenAufgabe
Erste Schritte im TeamFällig nach 3 Tagen · PflichtArtikel
Kennenlernen mit der TeamleitungFällig nach 5 TagenMeeting
Datenschutz im AlltagFällig nach 7 Tagen · PflichtKurs
Offboarding

Ein Austritt, an den alle denken.

HR startet das Offboarding mit Kündigungsart, Kündigungsdatum, letztem Arbeitstag und Vorlage. Rückgaben, Austrittsgespräch, Freistellung und Resturlaub laufen in einer Liste. Am Fälligkeitstag sperrt Hostpartners den Zugang automatisch.

  • Fälligkeiten zählen vom letzten Arbeitstag aus
  • Ausrüstung aus dem Onboarding erscheint als Rückgabeschritt
  • Ein einheitliches Austrittsdatum für alle Bereiche

Offboarding Jan Bergmann

Austritt 30.09. · Konto wird automatisch gesperrt

Rückgabe Laptop INV-0142Offen
AustrittsgesprächTermin 25.09.
Resturlaub4 Tage verplant
Zugang sperrenAutomatisch am 30.09.
Anträge

Freigaben ohne Zettel und Nachfragen.

Homeoffice, Weiterbildung, Spesen, Gehaltsvorschuss oder ein neues Gerät: Jede Antragsart hat ihren Antragsflow mit Genehmigungsschritten. Wer an der Reihe ist, bekommt eine E-Mail, die antragstellende Person sieht jederzeit den Stand.

  • Mehrere Genehmigungsstufen in fester Reihenfolge
  • Schritte greifen erst ab einem Betrag, wenn du willst
  • Vorschüsse und Spesen fließen in die Lohnabrechnung

Antrag Weiterbildung

Jonas Weber · 1.250,00 €

Stufe 2 von 3
  1. ✓
    TeamleitungGenehmigt · 18.08.
  2. 2
    PersonalabteilungWartet auf Entscheidung
  3. 3
    Geschäftsführungab 1.000 € erforderlich
Läufe

Du siehst, was gelaufen ist.

Jeder Start eines Workflows ist ein Lauf mit Status und Fortschritt. Schlägt ein Schritt fehl, wiederholst du genau diesen Schritt mit einem Klick. Schutzregeln verhindern, dass sich Abläufe endlos im Kreis drehen.

  • Protokoll aller Läufe mit Status
  • Erneut versuchen für fehlgeschlagene Schritte
  • Schutz vor Endlosschleifen

Instanzen

Jeder Lauf mit Status und Startzeit

Neue Mitarbeitende begrüßenBenutzer angelegt · Heute, 08:12Abgeschlossen
Ablaufende DokumenteDokument läuft bald ab · Heute, 06:00Aktiv · Wartet
GerätekontrolleMonatlich, 09:00 · 01.11., 09:00Fehler
Antrag genehmigt an BuchhaltungAntrag genehmigt · 31.10., 16:40Abgeschlossen
Schritte im Kreis lehnt der Editor ab. Ketten über Ereignisse stoppen nach fünf Stufen.
Funktionen

Was Flow sonst noch kann.

Über 30 EreignisseWorkflows starten bei Ereignissen aus Personal, Zeit, Schichten, Academy, Anträgen und mehr.
ZeitpläneTäglich, wöchentlich, monatlich oder im Abstand zu Eintritt und Probezeitende.
Bedingungen und WegeBedingung und Verzweigung schicken den Ablauf auf den passenden Weg.
BenachrichtigungsgruppenEmpfänger bündeln und per E-Mail oder in der App benachrichtigen.
WebhooksAndere Systeme über freigeschaltete Domains aufrufen.
Eigene EingabefelderOnboarding-Schritte mit Text, Datum, Zahl, Auswahl oder Bestätigung.
AustrittsgesprächAls Selbstauskunft der Person oder mit Antworten aus dem Gespräch.
AntragsformulareFelder, die die antragstellende Person ausfüllt, je Antragsart.
AktivitätProtokoll, wann ein Trigger ausgelöst hat und ob daraus ein Lauf wurde.
Zusammenspiel

Flow arbeitet mit den anderen Apps.

Hire
Aus der Zusage wird das OnboardingBei der Einstellung wählst du direkt eine Vorlage. Das Onboarding startet zum Eintrittsdatum.Mehr zu Hire
Academy
Kurse im OnboardingEin Kurs-Schritt schreibt die Person in die Schulung ein und erledigt sich mit dem Abschluss.Mehr zu Academy
Persona
Daten direkt in die AkteSteuer-ID, Rentenversicherungsnummer und Bankverbindung aus dem Onboarding landen in der Personalakte.Mehr zu Persona
Fragen

Fragen zu Flow

Deine Frage fehlt? In der Demo klären wir alles, was für deinen Betrieb wichtig ist.

Demo buchen

Nichts extra. Flow ist in jedem Tarif kostenlos enthalten. Ein Admin schaltet die App im Admin Center für jede Person einzeln frei.

Gib jedem Start einen festen Ablauf.

In der Demo bauen wir eine Onboarding-Vorlage für eine deiner Abteilungen.

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